Lier un graphique dans Powerpoint aux données Excel pour que le graphique puisse automatiquement se mettre à jour lorsque les modifications de la feuille de calcul excel pensent à l’extérieur de la diapositive

Vous êtes probablement arrivé sur cette page parce que vous êtes un professionnel qui doit présenter régulièrement à la direction ou aux cadres les analyses que vous avez faites dans Excel. Vous ne voulez pas avoir à retaper une table de nombres ou recréer un graphique dans PowerPoint. Non seulement vous n’avez pas le temps, mais cela pourrait mener à des erreurs, ce qui serait embarrassant. Donc, vous voulez lier le tableau ou le graphique dans Excel à votre diapositive PowerPoint. Ensuite, lorsque les chiffres changent la semaine prochaine ou le mois, le Diapositive PowerPoint pouvez automatiquement mettre à jour.

• Le patron peut-il demander une mise à jour de dernière minute parce que de nouveaux numéros sont disponibles? Si oui, votre lien peut vous causer des problèmes. Si vous n’avez pas accès au fichier Excel source, car vous êtes hors site ou n’avez pas de connexion sécurisée avec le serveur, vous ne pouvez pas mettre à jour les numéros pour le boss.


• D’autres personnes auront-elles besoin de faire des mises à jour de la table ou du graphique dans PowerPoint? Si c’est le cas, ils peuvent être frustrés lorsqu’ils reçoivent un message d’erreur indiquant que le fichier source n’est pas accessible. Les données liées requièrent l’accès au fichier source pour apporter des modifications et si elles n’ont pas d’autorisation de sécurité sur l’emplacement du fichier, elles n’ont pas de chance.

• Votre organisation se soucie-t-elle de l’image de marque? La plupart le font, et ils ont une norme spécifique pour l’apparence des diapositives, y compris les couleurs, les polices, etc. Si vous liez un graphique Excel, il ne correspondra probablement pas à cette mise en forme, car il utilisera l’apparence Microsoft Excel par défaut. Maintenant, la présentation n’est pas conforme aux normes de la marque.

• Voulez-vous que la mise à jour de la table ou du graphique se fasse automatiquement? Ce n’est pas possible. Les tableaux ou les graphiques liés nécessitent une intervention manuelle pour être mis à jour. Certaines méthodes afficheront un message d’avertissement de sécurité lorsque le fichier PowerPoint est ouvert. Si quelqu’un n’a pas peur de leur donner un virus, ils liront que cliquer sur le bouton approprié dans la boîte de dialogue mettra à jour les données. Autre mise en relation les méthodes nécessitent un clic sur un bouton de mise à jour pour chaque table ou graphique. Et si votre fichier a une combinaison de ces méthodes, vous devez vous rappeler qui est ce qui est pour chaque diapositive.

• Est-ce que la source fichier Excel changer régulièrement? Si beaucoup de personnes peuvent mettre à jour le fichier, vous pouvez rencontrer les données dans votre présentation de manière inattendue lorsque vous mettez à jour les liens. Si le nom du fichier change chaque semaine ou chaque mois, les données ne sont jamais mises à jour car les liens pointent vers le nom de fichier d’origine.

Si vous n’utilisez pas de lien, comment pouvez-vous facilement mettre à jour le graphique dans une présentation à chaque fois sans beaucoup de travail supplémentaire? Je vous suggère d’envisager de créer le graphique dans PowerPoint avec Les données copié à partir d’Excel. Configurez les données requises pour le graphique dans un ensemble de cellules Excel. Lorsque vous créez le graphique dans Power Point, utilisez Collage spécial – Valeurs pour copier les données à partir d’Excel. Vous pouvez formater votre graphique dans PowerPoint et il sera conforme aux normes de marque de votre organisation. Parce que les données sont dans le fichier PowerPoint, vous (ou d’autres) pouvez le mettre à jour à la dernière minute si nécessaire.

Lorsque vous utilisez cette méthode, comment pouvez-vous vous assurer que les dernières données sont utilisées pour le graphique? En utilisant une procédure cohérente qui inclut la documentation. Suivez la même procédure chaque mois pour copier les cellules de la version actuelle du fichier Excel dans la table de données pour le graphique sur les diapositives appropriées. Ensuite, mettez à jour soit une zone de texte sur la diapositive ou les notes de diapositive avec la date et l’heure de la mise à jour et le nom du fichier à partir duquel les données proviennent. De cette façon, vous, ou n’importe qui d’autre, saurez d’où proviennent les données et quand elles ont été mises à jour pour la dernière fois.

Si vous présentez des informations financières, cet article explique les étapes à suivre pour réaliser une présentation visuelle efficace. Si vous faites partie d’une équipe qui présente des informations financières ou opérationnelles à la direction et aux cadres, ma formation personnalisée offre un retour sur investissement immédiat. Si vous devez souvent communiquer les résultats de l’analyse, vous pouvez apprendre de nombreuses autres façons d’utiliser des tableaux et des graphiques Excel dans PowerPoint avec mon ecourse Après l’analyse: Communiquer les résultats d’Excel dans PowerPoint.

Si vous souhaitez lier un graphique d’Excel à la diapositive PowerPoint, voici deux méthodes pour le faire. Je vais décrire chaque méthode, puis montrer un tableau qui résume les différences. Je terminerai par quelques recommandations sur le moment où chaque méthode devrait être utilisée.

Après avoir créé le graphique dans Excel, cliquez dessus et copiez-le (appuyez sur Ctrl + C ou cliquez sur le bouton Copier du ruban Accueil). Passez à votre diapositive PowerPoint. Collez le graphique sur la diapositive en appuyant sur Ctrl + V ou en cliquant sur le bouton Coller du ruban Accueil. Vous pouvez maintenant modifier le graphique en utilisant les outils graphiques PowerPoint dans les rubans Graph (il y a trois rubans sur PowerPoint 2007 & 2010 et deux rubans dans PowerPoint 2013 & 2016).

Lorsque vous utilisez cette méthode, après avoir créé le graphique dans Excel, vous devez le formater exactement comme vous voulez qu’il apparaisse sur votre diapositive car vous ne pouvez pas le formater dans PowerPoint. Définissez toutes les légendes, étiquettes, axes, quadrillages et autres paramètres pour le graphique. Quand il est formaté, copiez le graphique. Passez à votre diapositive PowerPoint. Cliquez sur la flèche située sous le bouton Coller du ruban Accueil et cliquez sur Collage spécial. Dans la boîte de dialogue Collage spécial, cliquez sur le bouton d’option Coller le lien, sélectionnez Exceller Objet Feuille de calcul dans la liste et cliquez sur le bouton OK. Le graphique est maintenant un objet de dessin dans PowerPoint qui peut être déplacé et proportionnellement dimensionné, mais pas édité.

Dans la plupart des cas, la méthode Basic Paste fonctionne bien. Il vous permet de formater et d’animer le graphique dans PowerPoint, ce qui vous permet de mieux contrôler la façon dont vous présentez le graphique. L’inconvénient est que vous devez vous rappeler de cliquer manuellement sur le bouton Actualiser les données pour obtenir les dernières données mises à jour pour le graphique. Si vous souhaitez que les mises à jour soient plus automatiques et ne nécessitent pas le formatage ou l’animation dans PowerPoint, la méthode Coller le lien est un bon choix car elle permet de mettre à jour les données lors de l’ouverture du fichier PowerPoint. L’inconvénient est que le Fichier PowerPoint s’ouvre avec une boîte de dialogue Avertissement de sécurité, qui peut être dérangeante pour les autres utilisateurs qui reçoivent le fichier par courrier électronique.

Avec les deux méthodes, vous devez faire attention à qui a accès au fichier Excel source à partir de la diapositive PowerPoint. Toute personne ayant accès au fichier Excel peut voir tous les onglets et toutes les données, y compris les informations confidentielles. Si cela peut vous poser problème, je vous suggère de créer un fichier Excel contenant uniquement les données du graphique et du graphique lui-même, en laissant la majeure partie des données dans un autre fichier Excel qui n’est pas lié au fichier PowerPoint. Vous pouvez également rompre les liens vers le fichier Excel source avant d’envoyer le fichier à d’autres personnes. Dans PowerPoint 2010 et version ultérieure, dans la section Info du ruban Fichier, vous disposez d’un bouton pour modifier les liens vers des fichiers. Vous pouvez sélectionner les liens et cliquer sur le bouton pour rompre les liens. Cela désactive toute mise à jour future des données, mais protège vos données d’être vues par d’autres.